Cuando se produce un desastre, la interrupción de la actividad comercial es solo uno de los muchos problemas que enfrenta una empresa. Equipos dañados, existencias arruinadas, el impacto sobre la fuerza laboral y el repentino descenso del flujo de dinero en efectivo pueden llevar a muchas empresas al borde del cierre en un instante.

Tanto las empresas grandes como las pequeñas pueden tomar medidas de preparación antes de que se produzca un desastre para minimizar los posibles daños. Estas son algunas ideas: 

Haga un análisis de riesgo de desastre de la empresa. Determine el tipo de desastre que más posibilidades tiene de suceder, como viento, inundación, incendio o falta de luz, y cómo cada tipo de desastre afectaría a la empresa.

Elabore un plan de emergencia y un plan de recuperación para la empresa. Planifique qué hacer si se produce un desastre.  Encuentre lugares alternativos para que funcione la empresa, prepare una lista de responsabilidades de notificación, establezca las asignaciones y los horarios de los empleados y realice simulacros de desastre. Cree un plan de recuperación que establezca cómo volverá a entrar en funcionamiento la empresa una vez pasado el desastre y mantenga ese plan actualizado.

Evalúe todas las coberturas de seguro. Sepa específicamente qué elementos de la empresa tienen cobertura y bajo qué condiciones. Si es posible, obtenga una cobertura de seguro que le permita reemplazar los bienes. Considere la posibilidad de asegurar algo más que los activos físicos de la empresa e incluya la interrupción de la actividad comercial para que lo ayude con el flujo de dinero en efectivo.

Averigüe acerca del seguro contra inundaciones. El seguro contra inundaciones es necesario. Algunas pólizas de seguro empresariales pueden cubrir las inundaciones; si no es el caso, puede adquirirlo a través del Programa Nacional de Seguros contra Inundaciones (NFIP, por sus siglas en inglés). Esta cobertura se encuentra disponible para estructura, contenidos o ambas cosas en cualquier comunidad que participe en el NFIP. Las empresas administradas desde el hogar a menudo no están cubiertas por las pólizas de seguros contra inundaciones para propietarios de viviendas, pero se puede adquirir esta cobertura por separado. Existe un período de espera de 30 días para que una póliza entre en vigencia.

Proteja los archivos y registros de la empresa. Haga copias de seguridad con regularidad de los archivos electrónicos esenciales, como proveedores, contactos, registros de facturación y nómina, y listas de clientes. Considere hacer esto por lo menos una vez por semana. Haga por lo menos tres copias de la información esencial y guárdelas en lugares seguros, fuera de las instalaciones de la empresa.

Calcule el costo de reparar o reemplazar cada pieza de equipamiento esencial de la empresa. Estos cálculos lo ayudarán a determinar su vulnerabilidad operacional y a concentrar las necesidades para resistir un desastre.

Mantenga una lista de proveedores esenciales o de servicios de reparación necesarios para comenzar con la recuperación en la empresa. Incluya proveedores alternativos para suministros y equipos fuera del área cercana a su empresa en caso de que se produzca un desastre de gran magnitud. Guarde copias de seguridad de esta información fuera de las instalaciones también.

Mantenga un inventario actualizado de activos y materiales y equipos importantes. Documente sus activos tanto por escrito como con fotografías. Incluya esta documentación con los archivos de seguridad fuera de las instalaciones.

Asigne tareas de mitigación de desastres a los empleados. Por ejemplo, algunos empleados podrían hacerse cargo de conseguir cajones de almacenamiento mientras que otros pueden realizar las copias de seguridad de los archivos electrónicos y llevarlas a un lugar seguro.

Prepare a la fuerza laboral de la empresa. Determine el nivel de preparación de la fuerza laboral en caso de desastre. Sepa qué empleados pueden o deberían presentarse a trabajar inmediatamente una vez que sea seguro y cuáles quizás no puedan volver a trabajar de inmediato debido a problemas personales o de ubicación. Ayude a que los empleados se preparen y ellos a sus familias para distintos desastres proporcionándoles información en los boletines y sitios web de la empresa acerca de cómo elaborar planes familiares para desastres, cómo preparar un estuche de suministros para desastres y cómo proteger sus casas.

Determines qué empleados tienen ventajas adicionales. Un empleado que vive a una cuadra de la empresa tiene más posibilidades de presentarse a trabajar después de un desastre, que alguien que viva a 50 millas. Una persona que posee un bote será muy valiosa en caso de inundación. Las personas que tengan una conexión a Internet podrían trabajar desde su hogar.

Considere guardar un inventario mínimo en el lugar. Una recomendación es guardar inventario suficiente para tres a cinco días en el lugar, por si se produce un desastre, la pérdida no sea tan grande.

Identifique qué equipos pueden sufrir daños. Considere la ubicación de los equipos. Por ejemplo, los equipos que se encuentran cerca de un tanque o de cañerías de agua caliente podrían dañarse si se revientan las cañerías. De la misma manera, los equipos ubicados cerca de las ventanas podrían dañarse, si se produce un tornado, un huracán u otro tipo de viento fuerte.

Cambie de lugar o eleve los electrodomésticos importantes y los equipos y las máquinas esenciales. Los elementos como calefactores, calderas, fotocopiadoras y redes de computadores pueden reubicarse y asegurarse en una plataforma elevada por encima del nivel de inundación o pueden trasladarse a una habitación interior reforzada resistente a los tornados.

Hable con sus compañeros de trabajo discapacitados. Pregúnteles qué tipo de asistencia podrían necesitar. Las personas con discapacidades habitualmente saben qué tipo de asistencia podrían necesitar en caso de emergencia.

En cualquier situación que requiera cambios estructurales, asegúrese de verificar primero con las autoridades locales qué requisitos del código debe cumplir.

Visite www.listo.gov/negocios para obtener más información acerca de cómo preparar a su empresa para un desastre.

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